- når I er flere, der skal samarbejde om en tekst, eller når du vil kunne få fat i dine dokumenter uanset hvilken computer, du arbejder fra.
- med Google docs kan du samarbejde og skrive på dokumenter og regneark med alle i hele verden.
Måske kender du situationer, hvor du samarbejder med kolleger fra andre kommuner, eller har andre samarbejdspartnere. Du laver måske som led i samarbejdet et dokument med et udkast til et eller andet, f.eks. en vejledning, en projektbeskrivelse eller dagsorden. Dokumentet sender du via e-mail til en række samarbejdspartnere, der kan læse det igennem og komme med kommentarer og maile det tilbage til dig, hvorefter du arbejder videre på dokumentet, mailer det tilbage til samarbejdspartnerne til kommentering o.s.v. – og sådan kan man blive ved længe.
På nettet findes forskellige muligheder for at skrive og lægge sine dokumenter online og dele dem med andre, så man på den måde slipper for at have adskillige dokumenter i omløb og være usikker på, hvilken version der er den nyeste.
I denne uge skal du arbejde med Google docs and spreadsheets. Det er et kollaborativt værktøj, og det betyder at du kan oprette dokumenter og dele dem med andre (samarbejde med andre).
Google docs and spredsheets har du adgang til via din gmail konto som du oprettede i uge 1, da du lavede din blog. Som navnet siger er det værktøj til dokumenter og regneark. Man kan altid gå tilbage til tidligere versioner og se hvem der har lavet ændringer i dokumentet.
Sådan finder du Google docs:
Log ind på din google-konto og slå op på din iGoogle side. Klik på ”Min konto” øverst til højre på skærmbilledet. Til højre vises nu en liste over ”Mine produkter”.
Har du tidligere brugt Google docs står tjenesten ”Dokumenter” anført, og du kan bare klikke på ”Dokumenter” – så får du et vindue med Google Docs.
Står den ikke på listen over ”Mine tjenester” skal du klikke på nederst til højre i skærmbilledet på mere. Så bliver Google Docs vist under overskriften: Communicate, show & share – klik på Docs.
Er Google Docs kun en slags Word på nettet? Nej – Google Docs indeholder både tekstbehandling, regneark og præsentation ( svarende til Powerpoint ).
Opgave 1: Skriv selv
Find Google Docs i din Google konto, og prøv at skrive, gemme og printe et lille dokument – skriv f.eks. et par ord om hvordan din drømmeferie skal foregå.
Hvis der er engelsk dialog, kan du vælge dansk i ”settings” i øverste højre hjørne. Ret også tidszonen. (Copenhagen) Skriv dokumentet og gem det. Google navngiver selv, og du kan omdøbe i ”filer”. Når man lukker dokumentet, gemmes det automatisk. Der er mulighed for fed skrift, tabel, sidehoved osv. Fortsæt selv med et par tilføjelser, lav evt. om på skrift og farver - og gem. Se ændringerne i dokumentet i ”revisionsoversigt”. Under ”filer” kan du downloade dit dokument i word eller pdf - dvs. at dit google-dokument laves om til word eller pdf.
Husk at skrive på din blog og lad os andre høre om evt. aha-oplevelser eller andet interessant.
Opgave 2: Skriv med andre
Nu skal du skrive et dokument i Google Docs, som du så invititerer en eller flere kolleger til at skrive i. Du kan genbruge dokumentet fra Opgave 1 om drømmeferien, eller lave et nyt Google Docs dokument om noget helt andet – huskeseddel til næste arrangement på biblioteket, indbydelse til fernisering af jeres ny-opryddede kontor eller afdeling, eller måske en beskrivelse af en arbejdsopgave.
Når du har åbnet dokumentet inviterer du andre ved at klikke på knappen "Share" (øverst til højre) i dokumentet. Her skal du så indtaste mailadresserne på dem du vil dele dokumentet med (du kan bruge gmail adresser eller vejenkom adresser). Fortsæt selv med et par tilføjelser, lav evt. om på skrift og farver - og gem.
Husk at skrive på din blog
Ekstra:
Regneark i Google Docs: Google spreadsheets.
Vil du prøve at arbejde med regneark, går du I Google Docs og klikker på ”Ny” i menulinjen. I stedet for dokument vælger du regneark.
Roskilde-Slagelse bibliotekerne har lavet en vejledning her: http://docs.google.com/View?docid=ddf3vqxz_62vzfft7hs
Det er en enkel vejledning, også beregnet på dem der ikke er vante til at arbejde med regneark! Og dit regneark kan så eksporteres til Exel, ligesom et Exel regneark kan uploades til Google Docs.
Google Docs håndterer også præsentationer (Power Points) og formularer.
God fornøjelse med at skrive, redigere og dele!
